OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA W IMPREZACH TURYSTYCZNYCH ORAZ POLITYKA PRYWATNOŚCI

OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA
w imprezach turystycznych organizowanych przez
BARENTS.PL Sp. z o.o. obowiązujące od dnia 01.03.2018 r.

Szanowni Państwo,
Zwracamy się z prośbą o dokładne przeczytanie i zapoznanie się z Ogólnymi Warunkami Uczestnictwa (dalej OWU) w imprezach turystycznych w organizowanych przez Barents.pl. Sp. z o.o. Zawarcie Umowy o zorganizowanie imprezy turystycznej jest traktowane przez nas jako Państwa pełna akceptacja zaprezentowanych Ogólnych Warunków Uczestnictwa.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Prawa i obowiązki Klientów (zwanych zamiennie Uczestnikami) korzystających z usług świadczonych przez Biuro Podróży BARENTS.PL sp. z o.o., (dalej „BARENTS.PL” / Organizator) określają przepisy niniejszego Regulaminu, ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz. U. 2014 Nr 121 ze zm.) oraz ustawy z dnia 29.07.1997r. o usługach turystycznych (tj. Dz. U. 2014 Nr 196 ze zm.).

II. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU W IMPREZIE TURYSTYCZNEJ, ZAWARCIE UMOWY
1. Zgłoszenie uczestnictwa w imprezie turystycznej (dalej impreza/wycieczka) organizowanej przez BARENTS.PL następuje przez podpisanie umowy o świadczenie usług turystycznych (dalej również Umowa - załącznik nr 1). Niniejsze OWU stanowi integralną część Umowy.
2. Podpisanie umowy organizacji imprezy turystycznej powoduje wpisanie osoby zgłaszającej na listę uczestników imprezy.
3. Umowa organizacji imprezy turystycznej jest jednocześnie umową o świadczenie usług turystycznych. Podpisanie umowy organizacji imprezy turystycznej stanowi zawarcie umowy o świadczenie usług turystycznych. Klient/Uczestnik może dokonać rezerwacji i podpisania umowy w imieniu osób trzecich, ale powinien posiadać stosowne umocowanie do dokonania ww. czynności oraz szczegółowe dane pozostałych Klientów, w których imieniu działa. Klient nie posiadający zdolności do czynności prawnych, może dokonać rezerwacji i podpisać umowę tylko za pisemną zgodą opiekuna prawnego. Osoby niepełnoletnie mogą zostać Uczestnikami imprezy za zgodą opiekuna prawnego oraz gdy pozostają pod jego stałym nadzorem.
4. Wraz z podpisaniem umowy (jeśli do dnia rozpoczęcia imprezy turystycznej pozostało mniej niż 30 dni Klient dokonuje wpłaty pełnej ceny za imprezę turystyczną) Klient zobowiązany jest dokonać pierwszej wpłaty w wysokości 30% ceny imprezy turystycznej. Pozostałą kwotę, stanowiącą 70% ceny imprezy, Uczestnik wpłaca nie później niż 29 dni przed datą rozpoczęcia imprezy turystycznej. Niedotrzymanie powyższych terminów oznacza rezygnację Klienta i odstąpienie od umowy na warunkach rezygnacji z imprezy.
5. Wszelkie szczegółowe informacje na tematy ceny imprezy turystycznej, terminów płatności, zakwaterowania, przelotu, opieki pilota, transferów, ubezpieczenie indywidualnego, bagażu, ect. zawarte są w treści umowy i programie imprezy turystycznej.
6. Brak zapłaty ceny imprezy w terminach określonych w umowie może powodować anulowaniem umowy o świadczenie usług turystycznych przez Organizatora po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty.
7. Ceny nie obejmują opłat paszportowych, wizowych, bankowych, celnych, dojazdu z miejsca zamieszkania na miejsce zbiórki i z powrotem oraz usług indywidualnie zamawianych przez Uczestnika podczas pobytu za granicą, jak: wycieczki lokalne (fakultatywne), serwis hotelowy, opłaty za rozmowy telefoniczne, bagażowe itp.
8. Ceny wyrażone są w złotych polskich lub walucie obcej i obejmują podatek od towarów i usług.
9. Jeżeli pomiędzy datą zawarcia umowy, a datą rozpoczęcia imprezy upływa ponad 20 dni, istnieje możliwość zmian pierwotnej ceny imprezy (która nastąpi po zawarciu umowy o świadczenie usług turystycznych) z powodu wzrostu kosztów transportu lub ceł, podatków lub opłat, wzrostu kursów walut. W przypadku konieczności podwyższenia ceny imprezy, Organizator zobowiązany jest do udokumentowania podwyższenia ceny. Uczestnik zostanie poinformowany o wzroście ceny najpóźniej do 21-go dnia przed datą wyjazdu. W okresie 20 dni przed datą wyjazdu cena nie może zostać zmieniona.
10. Uczestnikowi przysługuje prawo przeniesienia uprawnień i obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług turystycznych na inną osobę. W takim przypadku Uczestnik zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie Organizatora nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. W razie przeniesienia uprawnień i obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług turystycznych na inną osobę, Organizator uprawniony jest do pobrania opłaty stanowiącej równowartość faktycznie poniesionych kosztów z tego tytułu, stanowiącej wartość faktycznie poniesionych kosztów dodatkowych. W przypadku imprez lotniczych, Organizator dodatkowo uprawniony jest do pobrania opłaty wynikającej ze zmiany nazwiska na bilecie lotniczym wg cennika linii lotniczych. Osoba przenosząca uprawnienia i obowiązki na inną osobę zobowiązana jest do zwrotu dokumentów otrzymanych od Organizatora. Osoba przenosząca uprawnienia i osoba przejmująca jego uprawnienia solidarnie odpowiadają za nieuiszczoną część ceny imprezy turystycznej i wszystkie koszty poniesione przez Organizatora w wyniku zmiany uczestnika imprezy.
11. Uczestnicy zobowiązują się do posiadania ważnych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy danego państwa: paszportu lub dowodu osobistego - powinny one być ważne jeszcze przez minimum pół roku od momentu zakończenia imprezy turystycznej.
12. Przy zawieraniu umowy Organizator określa rodzaj dokumentów oraz rodzaj danych niezbędnych do realizacji wyjazdu (np. zakupu wizy lub biletów lotniczych) oraz termin ich okazania lub dostarczenia do Organizatora. Brak takich dokumentów lub ich nieterminowe dostarczenie jest równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w imprezie z winy Uczestnika.
13. Uczestnik zawierając umowę, powierza Organizatorowi dane osobowe wszystkich zgłaszanych przez siebie uczestników imprezy turystycznej i oświadcza, że jest ich administratorem. Uczestnik dokonujący zgłoszenia wyraża zgodę na powierzenie powyższych danych osobowych przez Organizatora innym podmiotom, z którymi współpracuje on przy realizacji niniejszej umowy. Organizator zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami).
14. Organizator w wyjątkowych sytuacjach (tj. jeśli wynika to z konieczności logistycznych/organizacyjnych) ma prawo wskazać port lotniczy wylotu i powrotu w innym mieście niż wynika to z treści zawartej umowy. W przypadku zajścia ww. okoliczności Organizator zapewni transport do portu lotniczego wylotu/powrotu.

III. ZMIANA UMOWY, ODWOŁANIE IMPREZY, REZYGNACJA Z UDZIAŁU W IMPREZIE
1. W razie wystąpienia po stronie Organizatora okoliczności zmuszających Organizatora, do zmiany istotnych warunków umowy, poinformuje on niezwłocznie, przed rozpoczęciem imprezy Uczestnika o treści zmian. Uczestnik, po uzyskaniu informacji od Organizatora, obowiązany jest niezwłocznie poinformować Organizatora czy przyjmuje proponowaną zmianę umowy, czy też odstępuje od zawartej umowy, za zwrotem wniesionych przez niego opłat.
2. Organizator ma prawo wprowadzić zmiany w programie imprezy przed lub w trakcie jej trwania, jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe dotrzymanie pierwotnego planu imprezy turystycznej.
3. Jeżeli uczestnik nie rozpoczął udziału w imprezie w wyznaczonym terminie bez winy Organizatora, Organizator nie ma obowiązku zapewnienia przejazdu w celu umożliwienia wzięcia udziału w imprezie.
4. Rezygnacja z udziału w imprezie (odstąpienie od umowy) może nastąpić w formie pisemnego (lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) oświadczenia złożonego bezpośrednio do Organizatora lub za pośrednictwem biur sprzedaży imprez turystycznych (agentów turystycznych).
5. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania lub przesunięcia terminu rozpoczęcia imprezy w przypadku zaistnienia okoliczności rozumianych jako siła wyższa (m.in. decyzje władz państwowych i innych instytucji, wojna, klęska żywiołowa i inne nadzwyczajne okoliczności, którym strony nie mogły zapobiec ani przewidzieć ich przyczyn, wystąpienia oraz skutków).
6. Organizator w wyjątkowych sytuacjach (tj. jeśli wynika to z konieczności logistycznych/organizacyjnych) zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu imprezy o 2 dni w przypadku wycieczek lotniczych, oraz o 1 dzień w przypadku wyjazdów autokarowych i innych.
7. W razie rezygnacji przez uczestnika z imprezy, Organizator ma prawo pobrania kwoty odpowiadającej wysokości kosztów faktycznie poniesionych.
8. Organizator przy zachowaniu należytej staranności podejmie działania zmierzające do ograniczenia kosztów rzeczywistych i strat związanych z rezygnacją Klienta z udziału w imprezie, a tym samym do zminimalizowania kosztów rezygnacji z uwzględnieniem indywidualnych okoliczności danego przypadku.
9. Wyliczenie faktycznie poniesionych przez Organizatora kosztów w związku z rezygnacją Klienta z wyjazdu jest możliwe dopiero po planowanym terminie zakończenia wyjazdu, w którym Klient miał uczestniczyć. W przypadku rezerwacji imprez w oparciu o przeloty liniowe obowiązują koszty zmiany/anulacji zgodnie z warunkami taryfy dostępne w systemie rezerwacyjnym. W przypadku rezerwacji dokonywanych pod indywidualne potrzeby związane z realizacją wycieczki, podróż jest komponowana na podstawie programu ze świadczeń wielu usługodawców. Mają tu zastosowanie specjalne taryfy linii lotniczych, hoteli, lokalnych przewoźników, etc.
10. W przypadku imprez autokarowych/busowych/lotniczych koszty określone w ust. 5 naliczane są od całkowitej kwoty rezerwacji. Ww. koszty dotyczą również uczestników, którzy z przyczyn niezależnych od Organizatora nie otrzymali wizy na wykupioną imprezę.
11. Zwrot kosztów dokonywany jest przez Organizatora lub agenta, który w imieniu Organizatora dokonuje sprzedaży.
12. Organizator ma prawo odwołania imprezy turystycznej ze względu na niewystarczającą ilość Klientów chętnych w niej uczestniczyć. W wypadku zajścia ww. okoliczności Organizator niezwłocznie pisemnie (lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) poinformuje o tym fakcie Klienta, nie później jednak niż na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia imprezy turystycznej.
13. Jeżeli w trakcie imprezy turystycznej Organizator nie wykonuje przewidzianej w umowie usługi, stanowiącej istotną część programu i w ramach tej imprezy i bez obciążeń Klienta dodatkowymi kosztami, wykonuje odpowiednie świadczenie zastępcze. Zorganizowanie świadczeń zastępczych o tym samym standardzie nie stanowi wady usługi i nie jest podstawą do obniżenia ceny imprezy.

IV. UBEZPIECZENIE UCZESTNIKÓW IMPREZY
1. W przypadku imprez zagranicznych Organizator na mocy zawartej z AXA TU S.A. umowy nr polisy ubezpieczeniowej 104-312, zgodnie z przepisami ustawy o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997r. oświadcza, że każdy uczestnik imprezy turystycznej jest zgłoszony do AXA TU S.A. i zgodnie z postanowieniami umowy generalnej objęty jest ubezpieczeniem "KONTYNENTY". Szczegółowy rodzaj i zakres ubezpieczenia przedstawiony jest w umowie zgłoszenia udziału w imprezie turystycznej.
2. Uczestnik może dodatkowo zawrzeć umowę ubezpieczenia od kosztów odstąpienia od udziału w imprezie turystycznej, stosownie do oferty ubezpieczycieli dostępnej u Organizatora lub niezależnie od Organizatora w dowolnym towarzystwie ubezpieczeniowym oferującym takie ubezpieczenie.

V. ZWROT CENY
1. W razie odwołania imprezy przez Organizatora uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu dokonanych wpłat. Organizator dokonuje zwrotu wpłat przed rozpoczęciem planowanej imprezy.
2. Prawo zwrotu dokonanych wpłat przysługuje uczestnikowi także w razie jego rezygnacji z imprezy – po poinformowaniu Organizatora na piśmie (lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) o rezygnacji, w terminie i na warunkach określonych w pkt. II i III niniejszych Warunków.

VI. OBOWIĄZKI UCZESTNIKA
1. Uczestnik imprezy turystycznej obowiązany jest na miejscu zbiórki posiadać: umowę zgłoszenia oraz dowód wpłaty (brak dowodu wpłaty może uniemożliwić udział w imprezie z winy uczestnika) jeżeli nie zapłacił wcześniej za wycieczkę lub przed dniem jej rozpoczęcia pieniądze nie były jeszcze zaksięgowane na koncie bankowym Organizatora, a dodatkowo paszport lub dowód osobisty (w zależności od kierunku wyjazdu).
2. W celu sprawnego przebiegu imprezy uczestnik zobowiązany jest stosować się do zaleceń pilota grupy, przestrzegać punktualności oraz informować pilota o zamiarze oddalenia się od grupy, a przede wszystkim akceptować lokalne obyczaje, bezwzględnie się do nich stosując oraz szanować lokalną ludność oraz ich tradycje.
3. Przekazać Organizatorowi wszelkie dane niezbędne do uzyskania wizy, jeśli Organizator występuje o wizy w imieniu Uczestników.
4. Uczestnik ma obowiązek przestrzegać przepisów prawa miejscowego, zachowywać się adekwatnie do zwyczajów kulturowych danego państwa (również w zakresie ubioru), dbać o ochronę przyrody.
5. Klient oświadcza, że na dzień podpisywania umowy nie występują żadne przeciwwskazania (medyczne lub inne) do uczestnictwa w imprezie turystycznej.
6. Klient zostanie poinformowany przez Organizatora o wymaganiach związanych ze szczepieniami obowiązkowymi - Klient samodzielnie podejmie decyzję o ich wykonaniu lub nie, poniesie wszystkie koszty z tym związane i wszelkie ewentualne konsekwencje jakie mogą z tego wynikać.
7. W przypadku uczestnictwa w imprezie turystycznej o charakterze sportowym Klient zobligowany jest do dbania o powierzony sprzęt sportowy i jego właściwe zabezpieczenie.
8. Przed i w trakcie każdej imprezy turystycznej (w tym w szczególności) o charakterze sportowym Klient powstrzyma się od spożywania alkoholu lub innych substancji odurzających.
9. Klient winien podczas planowania wycieczki wziąć pod uwagę niezależne od Organizatora okoliczności opóźniające docelowy termin powrotu.
10. Miejsca wsiadania i godzina wyjazdu/rozpoczęcia imprezy podane są w informacjach przekazywanych przez Organizatora.
11. Pozaumowne życzenia Uczestnika, nie wskazane literalnie w treści umowy (np. pokoje obok siebie, widok na morze, określone piętro, konkretny numer pokoju itp.), nie nakładają na Organizatora obowiązku ich realizacji. Niezależnie od tego Organizator dołoży starań, aby spełnić te życzenia w miarę możliwości. Brak realizacji pozaumownego szczególnego życzenia Klienta nie może być podstawą wysuwania jakichkolwiek roszczeń wobec Organizatora.

VII. REKLAMACJE, SZKODY
1. Reklamacje w sprawie świadczeń winny być składane na piśmie, jednak nie później niż 30 dni od daty zakończenia imprezy. Po upływie tego terminu uczestnik może zgłosić reklamację jedynie wówczas, gdy niedotrzymanie ww. terminu nie było przez uczestnika zawinione.
2. Organizator ma obowiązek rozpatrzenia reklamacji w ciągu 30 dni od daty jej otrzymania.
3. W razie ewentualnego wystąpienia wad w świadczeniu usług turystycznych Uczestnik zobowiązany jest do podjęcia kroków mających na celu usunięcie lub zminimalizowanie szkód. Uczestnik powinien w pierwszej kolejności zawiadomić pilota/przewodnika o wystąpieniu wad, zażądać ich usunięcia. W razie, gdy naprawienie szkody nie jest możliwe poprzez świadczenie zastępcze (taka sama jakość usług), uczestnik ma prawo odstąpić od umowy.
4. Pilot nie jest upoważniony do uznawania roszczeń.
5. W razie wyrządzenia przez Uczestnika imprezy szkody w mieniu lub na osobie, Uczestnik ponosi odpowiedzialność cywilną oraz karną za wyrządzoną szkodę. W razie naprawienia przez Organizatora szkody wyrządzonej przez Uczestnika imprezy, Organizator ma uprawnienie do żądania zwrotu wartości naprawionej szkody oraz zadośćuczynienia za utratę marki.
6. Organizator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o świadczenie usług turystycznych, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest spowodowane wyłącznie:
a) działaniem lub zaniechaniem Klienta;
b) działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nieuczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w umowie, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć, albo
c) siłą wyższą.
7. "BARENTS.PL” ogranicza swoją odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną Klientowi wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o świadczenie usług turystycznych do wysokości dwukrotności ceny imprezy turystycznej względem każdego Klienta. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód na osobie.
8. Wyłączenie odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, nie zwalnia Organizatora od obowiązku udzielenia w czasie trwania imprezy turystycznej pomocy poszkodowanemu Uczestnikowi.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Jeżeli umowa w sposób odmienny od niniejszych warunków uczestnictwa reguluje poszczególne kwestie - zastosowanie będą miały postanowienia umowy.
2. Nieważność poszczególnych niniejszych postanowień nie narusza ważności całej umowy.
3. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem umowy, strony będą rozstrzygały polubownie, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia przez właściwy sąd powszechny.
4. Dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń o zwrot pieniędzy wpłaconych przez Klientów do BARENTS.PL, BARENTS.PL informuje, iż odprowadza zgodnie z art.5 w zw. z rozdziałem 2a Ustawy o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 roku, składki w należnej wysokości do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Sposób ubiegania się o wypłatę środków z tego zabezpieczenia wskazany jest w art. 5 pkt 5c-5m Ustawy o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 roku.